Hoe bouw je een dashboard
dat je écht vertelt
hoeveel je overhoudt?

Jouw boekhouder stuurt je 1 keer per jaar een rapport. Dat is veel te weinig om een constant overzicht te bewaren over geldzaken. In deze blog kom je te weten hoe je zelf het stuur in handen neemt.
De meeste zaakvoerders sturen hun bedrijf op gevoel en op de stand van de bankrekening. Dat is rijden op de snelweg terwijl je alleen in de achteruitkijkspiegel kijkt.
Empty space, drag to resize
Het gevaar van die aanpak? Je ziet pas waar je verkeerd reed nadat je de bocht al gemist hebt. Een financieel dashboard is je voorruit. Het laat je zien waar je naartoe gaat, niet waar je vandaan komt.
Empty space, drag to resize
En nee: je hebt daarvoor geen controller of dure software nodig. Je hebt vijf getallen nodig. En de gewoonte om ze één keer per week te bekijken.
Het probleem met de klassieke boekhouding

Waarom je jaarrapport je in de steek laat

De jaarrekening is een historisch document. Het vertelt je wat er was, niet wat er is. En tegen de tijd dat je boekhouder je de cijfers toont, is het jaar al lang voorbij.
Empty space, drag to resize
Bovendien toont een jaarrekening je niet wat je écht wilt weten als zaakvoerder:
  • Welke klant is mijn meest winstgevende klant dit kwartaal?
  • Op welke dienst of product verlies ik marge?
  • Stijgen mijn kosten sneller dan mijn omzet?
  • Hoeveel geld houd ik echt over na alle verborgen kosten?
  • Wanneer heb ik cashflowproblemen als dit zo doorgaat?
Deze vragen beantwoordt een standaard jaarraport niet. Een goed dashbord wel.
De vijf KPI's die er echt toe doen

Bouw je dashboard rond deze getallen

Je hoeft geen twintig indicatoren bij te houden. Dat werkt meestal niet: te complex, te tijdrovend, en je verliest het overzicht. Focus op deze vijf voor een simpel en effectief dashboard.

1. Nettomarge

Hoeveel cent houd je over van elke euro omzet na alle kosten? Dit is het meest eerlijke getal in je bedrijf.

2. Brutomarge per product/dienst

Niet alle omzet is gelijk. Welke producten of diensten dragen écht bij? Welke eten je marge op?

3. Cashflow positie

Hoeveel liquide middelen heb je nu? En hoeveel over 30, 60, 90 dagen, op basis van verwachte in- en uitgaven?

4. Kostenratio

Welk percentage van je omzet gaat naar kosten? Als dit stijgt zonder reden, is er een lek.

5. Debiteurendagen (DSO)

Hoe lang duurt het gemiddeld voordat klanten betalen? Hoe langer, hoe meer gratis krediet je weggeeft.

  Veelgemaakte fout: Vergeet je eigen zaakvoerdersloon niet mee te rekenen als kost. Veel zaakvoerders rekenen zichzelf gratis en denken zo winstgevender te zijn dan ze zijn. Dat is een gevaarlijke blindspot.
Bouwen in de praktijk

Hoe maak je dit concreet in Excel of Google Sheets?

Je hebt geen dure software nodig. Een goed gebouwde spreadsheet volstaat voor de meeste KMO's. Hier is een structuur die je kan gebruiken: 
  • Tab 1 — Maandoverzicht inkomsten & kosten
    Drie kolommen per maand: begroting, realiteit, verschil. Één rij per kostencategorie (personeel, huur, marketing, materiaal, …). Je ziet onmiddellijk waar je afwijkt van het plan.
  • Tab 2 — Margeoverzicht per klant of product
    Lijst van je top 15 klanten of producten met omzet, directe kosten en brutomarge in procenten. Update dit maandelijks. Na drie maanden zie je patronen die je niet meer kunt negeren.
  • Tab 3 — Cashflowplanning (rolling 90 dagen)
    Verwachte inkomsten (facturen openstaand + pipeline) minus verwachte uitgaven (vaste kosten + leveranciers) per week. Dit is de meest waardevolle tab als je snel wilt zien of je cashflowproblemen aankomt.
  • Tab 4 — Wekelijks dashboard
    Één overzichtspagina met de vijf KPI's van hierboven, automatisch gevuld vanuit de andere tabs. Dit is wat je elke maandag 10 minuten bekijkt. Niet meer, niet minder.
De gewoonte die alles veranderd

Het wekelijkse financiële kwartier

Een dashboard bouwen is één keer werk. Het gebruiken is een gewoonte. En gewoonte bepaalt resultaat.
Empty space, drag to resize
Plan elke maandagochtend een vast moment van 10 à 15 minuten in je agenda: het financieel kwartier. Geen meeting. Geen telefoon. Gewoon jij, je dashboard en drie vragen:
  • Is mijn marge deze week hoger of lager dan vorige week? En waarom?
  • Zijn er facturen die te lang openstaan en actie vragen?
  • Is er iets in de kostenkolom dat ik niet verwachtte?
Die drie vragen, elke week, consistent. Zo begrijp je je bedrijf beter.
Wanneer is een dashboard goed genoeg

Perfectie is de vijand van inzicht

We zien het vaak: zaakvoerders willen een perfect systeem. Ze zoeken de beste software, willen alles automatisch, wachten op de ideale implementatie. En daardoor starten ze nooit.
Empty space, drag to resize
Een simpel dashboard dat je wekelijks gebruikt, verslaat een perfect systeem dat je nooit opent. Begin eenvoudig. Vijf KPI's, één spreadsheet, tien minuten per week. Maak het daarna complexer als je het nodig hebt maar begin nu.
Wil je de cijfers op je dashboard verbeteren?
Bekijk dan zeker 1 van onze e-books

Wil je begeleiding bij het bouwen van een stabiel bedrijf? 

Wij begeleiden zaakvoerders van KMO's al meer dan een decennium in deze transformatie. Individueel of in een krachtig groepstraject.

 

Individueel managementadvies

Als je alles op maat van je bedrijf wilt, is dit een zeer tijdsefficiënte oplossing om je bedrijf naar een (veel) hoger niveau te tillen. Geniet van onze ervaring in vele tientallen bedrijven en bereik sneller of meer dan wat je ooit hoopte.
 

Groepstraject strategisch leiderschap

Je vraagt je soms af: “Er zit meer in mijn bedrijf. Hoe kan ik dit realiseren?” Dit intensief traject voor ambitieuze KMO-bedrijfsleiders brengt jou en jouw bedrijf samen met collega-ondernemers naar een veel hoger niveau.
 

Bedrijf (ver)kopen?

Denk je er aan je bedrijf te verkopen? Of over te laten? Of wil je een bedrijf kopen? Of heb je net een bedrijf gekocht? Dan kunnen we jou op een unieke manier helpen. Zeker even checken wat we voor jou kunnen doen.
Gemaakt met